تنظیم صورتجلسه شرکت , راهنمای تنطیم صورتجلسه تغییرات

نحوه تنظیم صورتجلسه

ما در این مقاله سعی خواهیم نمود تا شما عزیزان را با نحوه تنظیم صورتجلسه شرکت آشنا سازیم. همان گونه که در مقاله های پیشین مشاورین موسسه حقوقی ذهن ناب شما را با نحوه ثبت انواع شرکت ها اشنا ساختند در ادامه نیز همراه شما خواهند بود تا شما را با تغییرات شرکت و انواع صورتجلسه هم آشنا سازند . شما می توانید برای دریافت این اطلاعات با مشاورین ما در موسسه حقوقی ذهن ناب تماس برقرار سازید.

تعریف صورتجلسه

در فرهنگ فارسی معین ، صورتجلسه به معنی نوشته ای که رویدادها و گفتگوهای جلسه در آن ثبت می گردد ، بیان شده است . معمولا صورت جلسه متشکل از تاریخ ، محل برگزاری جلسه ، مشخصات اعضا شرکت کننده و تصمیمات گرفته شده می باشد. هر جلسه رسمی با تجمع رکن ها ( اعضا جلسه ، دستورجلسه ، در زمان معین و مکان ) تحقق پیدا می کند. برای اینکه جلسه رسمیت پیدا کند باید صورت جلسه ای تنظیم گردد.

تنظیم صورتجلسه شرکت

تنظیم صورتجلسه

در جلسه های رسمی ، تنظیم مطالب را منشی یا دبیر جلسه انجام می دهد ، امکان دارد منشی جلسه یکی از اعضای جلسه و یا فرد دیگری که با همین عنوان و بدون اینکه حق رای داشته باشد در جلسه حاضر شود.

بایست متن صورتجلسه کامل و دقیق و بر اساس نمونه های ارائه شده اداره ثبت شرکت ها تنظیم شود و سپس دقیقا در سامانه اداره ثبت شرکت ها درج گردد.بعد از درج شدن در سامانه ، باید اصل صئورتجلسه امضا شده و به اداره ثبت شرکت ها فرستاده شود.

تنظیم صورتجلسه ها را به شکل زیر طبقه بندی می نمایند:

  1. تنظیم نمودن صورت جلسه شرکت های با مسئولیت محدود
  2. تنظیم نمودن صورت جلسه شرکت های سهامی عام
  3. تنظیم نمودن صورت جلسه شرکت های سهامی خاص
  4. تنظیم نمودن صورت جلسه شرکت های تضامنی
  5. تنظیم نمودن صورت جلسه شرکت های تعاونی
  6. تنظیم نمودن صورت جلسه شرکت های نسبی
  7. تنظیم نمودن صورت جلسه شرکت های مختلط غیر سهامی
  8. تنظیم نمودن صورت جلسه شرکت های مختلط سهامی

صورت جلسه متشکل از موارد زیر می باشد:

  • مشخصات اعضای شرکت کننده در جلسه
  • شماره جلسه ( مطابق استمرار و یا دوره ای بودن )
  • دستور جلسه ( هدف تشکیل جلسه )
  • مطالبی که در جلسه مطرح شده است.
  • تصمیمات گرفته شده
  • زمان آغاز و پایان جلسه
  • مکان جلسه
  • مشخص کردن تکلیف جلسه بعدی ( در صورتی که موضوع به جلسه بعدی موکول گردد ، در صورتجلسه زمان ومکان و دستور بعدی مشخص می شود.)
  • امضا اعضای شرکت کننده

نیاز به اشاره می باشد که ، در صورت جلسه هایی کخ دارای جنبه مالی و یا حقوقی می باشند و یا دارای اهمیت خاصی می باشند ، باید تنظیم صفحات آن توسط شرکت کنندگان  امضاء گردد.

پروسه انجام تغییرات صورت جلسه شرکت

بعد از ثبت ، هر شرکتی می تواند تغییراتی را در مواردی از اساسنامه و یا هر چیزی که به شرکت مربوط می شود ، ایجاد نماید. منظور از تغییرات و تصمیمات شرکت ها ، کلیه تغییرات و تصمیمات شرکت می باشد که طی مجمع عمومی عادی و یا مجمع عمومی فوق العاده یا در جلسات هیئت مدیره بر اساس ملزوماتی انجام می شود.
بر اساس ماده ۲۰۰ قانون تجارت ثبت تغییرات زیر در شرکت ها الزامی می باشد:

  1. تغییر اساسنامه تمدید مدت شرکت افزون بر مدت مقرر
  2. انحلال شرکت ، حتی در مواردی که انحلال توسط انقضای مدت شرکت انجام شود.
  3. مشخص کردن کیفیت تفریغ حساب یا تبدیل شرکا یا خارج شدن برخی از آن ها از شرکت.
  4. تغییر پیدا کردن اسم شرکت
  5. و در هر تقسیم راجع بع مورد معین ماده ۵۸ قانون تجارت در ماده ۵۸ قانون تجارت در ماده نهم نظامنامه قانون تجارت ؛ به غیر از موارد فوق ، تغییر مدیر یا مدیران شرکت نیز اضافه شده است.

لازم به ذکر است که ثبت تغییرات شرکت ها نیازمند تنظیم و ارائه صورت جلسه متناسب با موضوع تغییرات و ارائه آن به مرجع ثبتی می باشد. در صورت صحت صورت جلسه و رعایت نمودن تمامی اصول و قواعد قانونی ان و مطابقت داشتن موارد آن با پرونده اصلی ، اداره کل شرکت ها ، آگهی تغییرات ثبتی را صادر کرده که در روزنامه رسمی و محلی اطلاع رسانی گردد.

مراحل مختلف ثبت تغییرات اینترنتی در سامانه اداره ثبت شرکت ها ( صورت جلسه ):

تکمیل کردن اطلاعات شرکت

  • وارد کردن شناسه ملی شرکت
  • وارد کردن شماره ثبت و انتخاب نوع شرکت  در صورت عدم وجود شناسه ملی .

درج اطلاعات جلسه

  • مشخص کردن نوع صورت جلسه با توجه به نوع شرکت ( مجمع عمومی سالیانه ، مجمع عمومی عادی ، فوقالعاده و غیره )
  • مشخص کردن حد نصاب جلسه مبنی بر حضور کلیه اعضای شرکت و یا اکثریت اعضا.
  • تکمیل نمودن مشخصات متقاضی ( نام ، نام خانوادگی ، شماره ملی …)
  • تکمیل کردن سمت متقاضی بر اساس اینکه اصیل است یا وکیل.
  • وارد ساختن ساعت شروع و پایان جلسه در قسمت های مربوطه و رعایت کردن تقدم وتاخر ساعات جلسه در صورتی که در یک روز چند جلسه برگزار شده باشد.
  • کلیک نمودن بر روی کلید پذیرش موقت.
  • دریافت کردن شماره ۱۹ رقمی .
  • مشخص کردن مشخصات و سمت امضاء کنندگان دفتر.

درج کردن تصمیمات جلسه:

  • انتخاب نمودن تصمیم مد نظر از فهرست نوع تصمیم و بعد انتخاب کلید افزودن تصمیم جلسه.

تعیین کردن نام های درخواستی ، چنانچه در موضوع جلسه تغییر نام وجود داشته باشد.

  • تعیین کردن اولویت به ترتیب نام ها ( نباید بیشتر از پنج اسم باشد)
  • تایپ اسم مد نظر در فیلد درخواستی.

درج کردن اشخاص جلسه

  • مشخص کردن اعضای حاضر در جلسه و سمت آن ها در جلسه ( سهامدار ،وکیل و غیره ).
  • وارد ساختن اطلاعات فرد ( نام ، نام خانوادگی ، شماره ملی ، نام پدر ، تابعیت و …)
  • وارد ساختن شماره ملی فرد اگر ایرانی باشد و شماره گذرنامه اگر خارجی باشد.
  • وارد ساختن نام فرد ، شناسه ملی و شماره ثبت اگر شخص حقوقی باشد.

درج کردن سمت اشخاص

  • مشخص کردن اشخاص جلسه.
  • انتخاب کردن سمت در شرکت از فهرست مربوطه.
  • انتخاب کردن سمت در جلسه.

مشخص کردن ارتباط اشخاص جلسه ( نماینده سهامدار بودن  یا وکیل سهمدار بودن)

  • انتخاب کردن گزینه نماینده یا وکیل.
  • انتخاب نمودن نوع نمایندگی ( وکیل ، وصی ، قیم و…) از فهرست مربوطه.
  • انتخاب نمودن موکل.
  • انتخاب نمودن گزینه ی ثبت ارتباط اشخاص.

فرد متقاصی در این مرحله باید بر اساس تصمیمات انتخاب شده و نوع صورت جلسه ، تهیه شده را ارائه کند و گزینه «تایید مدارک مورد نیاز » را انتخاب کند.

تایپ کردن متن صورت جلسه

  • تایپ نمون متن صورت جلسه در این صفحه و استفاده نمودن از متن های پیش فرض از سامانه.
  • یا کلیک کردن کلید « دریافت متن پیشنهادی رایانه » مطابق تصمیمات گرفته شده.
  • کلیک کردن بر کلید پذیر نهایی.

و در نهایت پس از پذیرش اینترنتی از طریق سامانه و دریافت تاییدیه پذیرش ، بایست متقاضیان ، نسخه های اصلی صورت جلسه تنظیمی و ضمائم آن ها را حداکثر تا سه روز کاری  با استفاده از باجه های پست به شکل سفارشی به آدرسی که در تاییدیه پذیرش درج شده است ، ارسال نمایند.

چنانچه شما نیز نیازمند مشاوره در این زمینه می باشید می توانید با کارشناسان مجرب ما در موسسه ثبتی حقوقی ذهن ناب تماس برقرار سازید.